Archivierungsprozess und Datensicherungskonzept

GoBD – Verpflichtende Archivierung

12. Januar 2017
Verfasst von Gabi Dörflinger


Bild: © daniilantiq2010 - Fotolia.com

Was bedeutet die GoBD-Richtlinie und wen betrifft sie?

„Grundsätze zur ordnungmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“– das genau ist die Bezeichnung der Richtlinie. Betroffen sind zunächst alle buchführungspflichtigen Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Des Weiteren sind jene Steuerpflichtigen betroffen, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen. Letztendlich geht die Finanzverwaltung aber davon aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften generell von jedem Unternehmer beachtet werden müssen. Daher sollten auch Einnahmenüberschussrechner die Richtlinie befolgen.

Was heißt das konkret?

Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Wenn Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet werden (z.B. per E-Mail gesendet oder empfangen werden), müssen Unternehmen verpflichtend nach den GoBD-Richtlinien handeln. Aus IT-Sicht sollten folgende Systeme implementiert, bzw. auf GoBD-Konformität überprüft werden:

  • E-Mail-Archivierung
  • Dokumenten-Management-System
  • Warenwirtschaft
  • Backup
  • Kassensystem
  • Zeiterfassung

Wer gefordertes Datenmaterial während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, weil der Archivierungsprozess bzw. das Datensicherungskonzept Lücken aufweist, den wird das Finanzamt mit einer Schätzung belegen. Die Folgen sind in den meisten Fällen fatal für den Unternehmer. Sprechen Sie uns an, wenn Sie einen IT-Dienstleister suchen. Wir überprüfen alle Ihre Systeme auf GoBD-Konformität und sicher sie vollständig ab.

 

 

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