#Digital Workplace

22. November 2018
Verfasst von Wulf Vogel

Quelle: Pixabay

Die Ausgestaltung digitaler Arbeitsplätze ist auch für viele KMU und Mittelständler mittlerweile ein zentraler Erfolgsfaktor für Teamwork, Kommunikation und Produktivität. Die Digitalisierung hat die Art und Weise verändert, wie Menschen kommunizieren – im privaten wie auch im beruflichen Umfeld. Gleichzeit verlangen Mitarbeiter immer mehr nach flexiblen Arbeitszeitmodellen sowie mobilen Arbeitsmöglichkeiten.

Moderne Arbeitsplatzkonzepte umzusetzen, ist alles andere als trivial. Gerade für kleinere Unternehmen spielen eine hohe Benutzerfreundlichkeit sowie das Preis-Leistungs-Verhältnis der gewählten Lösungen eine entscheidende Rolle. Dabei gibt es keine Standard-Lösung, sondern jedes Unternehmen muss seine eigene, individuell zugeschnittene Strategie für die Umsetzung finden.

Wunsch nach Flexibilität beim Arbeiten steigt

Viele Unternehmen scheitern bei der technischen Modernisierung von Arbeitsumgebungen vor allem daran, dass ihnen ein passendes Konzept und eine gezielte Strategie fehlen. Eine der größten Herausforderungen ist es, die teils verschiedenen Vorstellungen aller Unternehmensbereiche unter einen Hut zu bringen. Das gesamte Set-up muss stimmen, und die IT ist dabei die Basis zukunftsfähiger Arbeitsumfelder.

Um die digitale Arbeitsplatzgestaltung erfolgreich zu meistern, müssen sich Unternehmen vorab mit folgenden Fragestellungen beschäftigen:

• Was muss der digitale Arbeitsplatz leisten, um die Geschäftsprozesse und die Bedürfnisse der Mitarbeiter jetzt und mittelfristig optimal zu unterstützen? Kennen wir die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter?
• Benötigen wir in Bezug auf die Ausgestaltung der einzelnen Arbeitsplätze vielleicht verschiedene Stufen der Digitalisierung?
• Welche Ziele (wirtschaftliche Kennzahlen, Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber bei der Personalsuche etc.) verfolgen wir?
• Wie sieht der Investitionsrahmen aus?

Collaboration-Lösungen setzen sich durch

Smartphones und Tablets zählen mittlerweile zur Grundausstattung eines digitalen Arbeitsplatzes und haben Einfluss auf die Kommunikation. Zwar ist die E-Mail immer noch wesentliches Kommunikationsmedium im beruflichen Kontext. Allerdings setzen sich zunehmend Collaboration-Lösungen wie Web- und Videoconferencing-Systeme und Chat-Plattformen durch.

• Cloud Services: In vielen Unternehmen haben Cloud-Modelle bereits die bisherigen Client-Architekturen ersetzt. Mitarbeiter greifen so geräte- und ortsunabhängig sowie standortübergreifend auf Dateien und Dokumente zu. Spätestens im Jahr 2020 wird es mehr Team- als Einzelarbeitsplätze geben. Cloud Services wie Microsoft Office 365 verbessern die Zusammenarbeit von Teams und die Bearbeitung von Dokumenten. Auf Basis von Office 365 hat Microsoft mit Microsoft Teams eine chat-basierte Arbeitsplatzlösung entwickelt, die Menschen, Konversationen und Inhalte aus Arbeitsgruppen sowie eine Vielzahl von Anwendungen an einem zentralen Ort zusammenführt. Mehr Infos zum Modern Workplace von Microsoft hier.
• Plug-and-Play (PnP): Hardware, die nach dem Prinzip „Plug-and-Play“ funktioniert, bieten für eine moderne Arbeitsweise wesentliche Vorteile. Hierbei lassen sich Geräte ohne weitere Einstellungen überall und jederzeit an die bestehende IT-Infrastruktur anschließen, ohne dass zusätzlich Treiber installiert oder sonstige Einstellungen vorgenommen werden müssen.
• Sicherheit und Datenschutz: Gerade beim Digital Workplace gilt: Ohne Datenschutz geht nichts. Die Anforderungen und Regelungen der DSGVO wirken auch im Homeoffice und für das mobile Arbeiten. Unternehmens- und Kundendaten müssen hier genauso geschützt werden wie beim Arbeiten im Büro. Es gilt daher, Daten sicher zu verschlüsseln und auf Viren- und Spamschutz, Firewall, Backups und Kennwortauthentifizierung zu achten. Eine weitere Herausforderung: Die benutzten Geräte wie Smartphones oder Laptops werden oft auch privat genutzt. Wichtig ist es, alle Geräte und Lösungen des Digital Workplace in ein umfangreiches Sicherheitskonzept einzubinden.

Wer als Arbeitgeber Digitalisierungschancen bei der Arbeitsplatzgestaltung verkennt, verliert an Attraktivität und Wettbewerbsvorteilen. Denn richtig umgesetzt, bringt der Digital Workplace viele Vorteile, auch was die Mitarbeiterbindung betrifft. Im Hinblick auf den aktuellen Fachkräftemangel ist das ein echter Wettbewerbsvorteil.